Panduan Pendaftaran dan Penggunaan LPSE

Pendahuluan

Implementasi sistem pengadaan barang/jasa elektronik memberikan dampak signifikan dalam meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses pengadaan. Sistem ini berperan penting dalam memperluas akses pasar, mendorong persaingan sehat, meningkatkan efisiensi operasional, memfasilitasi pemantauan yang efektif, serta menjamin ketersediaan data real-time untuk memastikan integritas dalam proses pengadaan barang/jasa.

Saat ini, seluruh proyek yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah, baik tingkat daerah maupun pusat, wajib dilaksanakan melalui platform LPSE. Bagi perusahaan yang belum memiliki akun LPSE, sangat direkomendasikan untuk segera melakukan registrasi di kantor LPSE terdekat di wilayah Anda.

Keunggulan sistem LPSE terletak pada integrasinya secara nasional. Setelah berhasil mendaftar di satu LPSE, akun tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengakses layanan LPSE di seluruh Indonesia. Sebagai contoh, perusahaan yang telah terdaftar di LPSE DKI Jakarta dapat berpartisipasi dalam tender LPSE di Jawa Tengah dengan hanya melakukan verifikasi di kantor LPSE setempat.

Ketentuan Umum

1. Setiap penyedia barang/jasa yang bermaksud berpartisipasi dalam lelang elektronik melalui LPSE Kementerian Keuangan diwajibkan melakukan registrasi online melalui portal resmi www.lpse.depkeu.go.id.

2. Pasca registrasi online, penyedia wajib melaksanakan verifikasi dengan mengunjungi kantor LPSE Kementerian Keuangan (pusat atau daerah) untuk memperoleh kredensial berupa user-id dan password.

3. Jangka waktu pelaksanaan verifikasi ditetapkan maksimal 30 hari kalender terhitung sejak penerimaan email konfirmasi pendaftaran online.

4. Apabila verifikasi tidak dilaksanakan dalam rentang waktu yang ditentukan, sistem akan secara otomatis menghapus data pendaftaran.

5. Penyedia yang datanya terhapus memiliki kesempatan untuk melakukan pendaftaran ulang secara online dan segera menjalani proses verifikasi.

Prosedur Pendaftaran

A. Pendaftaran Online

1. Kunjungi portal LPSE (contoh: https://lpse.lkpp.go.id/eproc4)
2. Pilih opsi pendaftaran sebagai penyedia barang/jasa
3. Daftarkan alamat email resmi perusahaan
4. Unduh dokumen Formulir Pendaftaran dan Formulir Keikutsertaan
5. Tekan tombol "mendaftar"
6. Periksa kotak masuk email terdaftar dan ikuti instruksi
7. Lengkapi seluruh informasi yang diminta
8. Finalisasi dengan klik "mendaftar" atau "kirim"

B. Pendaftaran Offline

Saat melakukan verifikasi offline, siapkan dokumen asli beserta softcopy (hasil pemindaian berwarna dalam format PDF) dari berkas-berkas berikut:

1. Formulir Keikutsertaan (bermaterai)
2. Surat Penunjukan Admin* dan KTP Admin
3. Surat Kuasa (bermaterai)
4. Form Penyedia (6 lembar)
5. KTP untuk seluruh Direksi/Komisaris/Pemilik Perusahaan/Pejabat yang berwenang
6. NPWP Perusahaan
7. Surat Ijin Usaha Perusahaan yang masih berlaku
8. Tanda Daftar Perusahaan
9. Akta Pendirian Perusahaan dan/atau Akta Perubahan Terakhir
10. Surat Keterangan Domisili
11. Surat Keterangan Fiskal tahun terakhir atau SPT PPh tahun terakhir
12. SSP PPh 25 masa 3 (tiga) bulan terakhir

Keterangan:

• No.1 s.d. 4 dapat di download pada website LPSE
• Setiap dokumen persyaratan dibuat dalam bentuk softcopy (scan) berwarna format PDF
• Admin adalah pegawai yang diberi kuasa oleh Direksi/Pemilik Perusahaan
• Dokumen asli hanya diperlukan untuk keperluan verifikasi
• Alamat e-mail yang didaftarkan adalah alamat e-mail milik perusahaan
• Perubahan alamat e-mail harus disertai surat kuasa dan surat pernyataan dari direksi

Tata Cara Pendaftaran Lelang

Seluruh proses pendaftaran lelang dilakukan secara elektronik melalui platform online. Peserta dapat mengakses informasi lengkap mengenai paket pekerjaan dan jadwal melalui portal resmi. Berikut adalah panduan lengkap yang wajib diperhatikan:

• Dalam lelang dengan sistem pasca kualifikasi, setiap penyedia diwajibkan untuk melakukan pengisian data kualifikasi perusahaan secara lengkap melalui portal. Sistem akan mengizinkan pencetakan Surat Pernyataan Minat setelah data kualifikasi terisi lengkap dan nilai penawaran dimasukkan. Khusus untuk metode prakualifikasi, pencetakan form dimungkinkan tanpa perlu memasukkan nilai penawaran terlebih dahulu.

• Untuk aspek keamanan sistem, setiap penyedia berkewajiban untuk segera mengubah password default yang diterima melalui email. Tanggung jawab penuh atas kerahasiaan password berada di tangan Direktur Perusahaan. Sistem telah dirancang untuk melakukan enkripsi otomatis terhadap nilai penawaran hingga waktu pembukaan penawaran yang telah ditentukan.

• Setiap Surat Pernyataan Minat wajib disertai materai dan tanda tangan sebelum dilampirkan bersama dokumen penawaran. Hal yang sama berlaku untuk form kualifikasi yang dicetak dari portal, yang juga memerlukan materai, tanda tangan, dan pencantuman tanggal.

• Penawaran akan dianggap sah apabila memenuhi tiga kriteria: pemilihan paket pekerjaan telah dilakukan, nilai penawaran telah diinput ke portal, dan dokumen fisik telah diserahkan kepada panitia pengadaan.

• Sistem akan mengunci perubahan nilai penawaran di portal 1 jam sebelum jadwal pembukaan. Perlu diperhatikan bahwa jika terdapat perbedaan antara nilai yang tercantum di portal dengan dokumen fisik, maka penawaran akan dinyatakan tidak memenuhi syarat.

• Sesi Aanwijzing dijadwalkan dalam rentang waktu hari ke-8 hingga ke-14 setelah pengumuman. Jadwal pasti akan dipublikasikan melalui portal. Peserta dapat mengajukan pertanyaan secara online, dan seluruh proses tanya jawab akan tercatat dalam Berita Acara.

• Proses pembukaan sampul penawaran dilaksanakan tepat pada hari ke-14 (empat belas) hari kerja setelah pengumuman paket pekerjaan. Panitia pengadaan akan mencatat waktu, tanggal, dan lokasi penerimaan dokumen penawaran (hard copy) pada sampul dan menginput informasi tersebut ke portal resmi eProcurement.

• Dalam tahap evaluasi awal menggunakan sistem gugur, panitia akan melaksanakan koreksi aritmatik (jika diperlukan) untuk seluruh penawaran yang masuk. Hasil koreksi kemudian diinput ke portal e-procurement. Evaluasi administrasi, teknis, dan kewajaran harga akan dilakukan terhadap 10 penawaran terendah (termasuk hasil koreksi aritmatik sesuai Lampiran Keppres 80/2003). Proses evaluasi mengikuti ketentuan yang tercantum dalam Bab II. A.1.f.

• Sesuai ketentuan Keppres tersebut, untuk evaluasi menggunakan sistem nilai (merit point system), penyampaian dokumen penawaran fisik (hard copy) menggunakan metode 2 sampul / 2 tahap. Komponen dokumen pengadaan meliputi:

  • Dokumen penawaran administrasi & teknis
  • Dokumen penawaran harga
  • Dokumen kualifikasi dilengkapi pakta integritas dan surat pernyataan minat

• Seluruh dokumen tersebut harus dimasukkan ke dalam sampul terpisah, kemudian digabungkan dalam satu sampul besar. Pengecualian berlaku untuk pakta integritas dan surat pernyataan minat yang tidak dimasukkan ke dalam sampul-sampul tersebut. Pakta integritas wajib ditandatangani oleh direktur perusahaan terlebih dahulu, dilanjutkan dengan tanda tangan Pelaksana Kegiatan dan Panitia Lelang saat pembukaan sampul. Sampul utama diserahkan ke alamat panitia pengadaan.

• Secara paralel, penyedia juga wajib menginput data penawaran kuantitatif (teknis dan harga) ke portal e-procurement. Data tersebut akan diolah secara otomatis oleh sistem skoring. Untuk data kualitatif, panitia akan melakukan konversi menjadi nilai numerik dan menginputnya ke portal untuk kalkulasi nilai total setiap peserta. Mengingat keragaman karakteristik pekerjaan antar Satuan Kerja, penetapan bobot penilaian dilakukan per paket oleh masing-masing panitia lelang. Metode perhitungan skor dapat diakses oleh penyedia melalui RKS yang tersedia untuk diunduh saat pengumuman lelang.

• Panitia pengadaan bertanggung jawab untuk menyusun dan mengunggah Berita Acara Pembukaan Sampul penawaran ke sistem e-procurement.

• Berdasarkan hasil evaluasi pada poin 5 dan 6, untuk sistem gugur akan dipilih 3 penawaran terendah yang responsif sebagai calon pemenang dan cadangan. Sedangkan untuk sistem nilai, 3 peserta dengan nilai total tertinggi (gabungan evaluasi teknis dan harga) akan diajukan sebagai calon pemenang dan cadangan. Ketiga perusahaan terpilih akan menjalani verifikasi menyeluruh terhadap data kualifikasi, meliputi pemeriksaan dokumen asli atau salinan resmi serta konfirmasi dengan instansi terkait.

• Dalam pelaksanaan Pelelangan Umum/Seleksi Umum dengan Prakualifikasi, prosedur yang diterapkan serupa dengan pasca kualifikasi, dengan perbedaan utama pada waktu penilaian kualifikasi yang dilakukan di awal sesuai ketentuan Lampiran Keppres nomor 80 tahun 2003 Bab I. D.

• Setiap pihak yang terlibat wajib menjunjung tinggi profesionalisme dan independensi, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan untuk mencegah penyimpangan.

• Dilarang melakukan tindakan yang dapat mempengaruhi pihak lain, baik langsung maupun tidak langsung, yang dapat menimbulkan persaingan tidak sehat.

• Setiap keputusan yang telah ditetapkan berdasarkan kesepakatan tertulis harus diterima dan dipertanggungjawabkan oleh semua pihak.

• Seluruh pihak wajib menghindari dan mencegah:

  • Konflik kepentingan antar pihak terkait
  • Kebocoran dan pemborosan keuangan negara
  • Penyalahgunaan wewenang
  • Praktik kolusi dan korupsi

• Terdapat larangan tegas untuk menerima, menawarkan, atau menjanjikan pemberian dalam bentuk apapun, termasuk hadiah, imbalan, komisi, atau rabat, kepada siapapun yang terkait dengan proses pengadaan barang/jasa.

Sumber:

• Portal LPSE Kementerian Keuangan http://www.romadan.kemenkeu.go.id
• Kajian Implementasi E-Procurement dalam Pengadaan Pemerintah (2023)
• Jurnal Sistem Informasi dan Manajemen Pengadaan Vol. 2 No. 1