Panduan Teknis Prosedur E-Tendering dalam LPSE

Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Kewajiban Pengumuman RUP

Sesuai Perpres No. 4 Tahun 2015, Pasal 25 ayat (1), Pengguna Anggaran (PA) memiliki kewajiban untuk mengumumkan Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di masing-masing Kementerian/Lembaga/Institusi secara terbuka kepada masyarakat luas. Pengumuman ini dilakukan setelah rencana kerja dan anggaran Kementerian/Lembaga/Institusi mendapat persetujuan dari DPR.

Komponen dan Distribusi RUP

RUP yang telah disusun wajib memuat:

• Kebijakan umum pengadaan institusi
• Rencana pengadaan detail
• Rincian biaya pengadaan
• Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Dokumen RUP harus ditetapkan oleh PA/KPA untuk kemudian diserahkan kepada:

• LPSE setempat
• PPK yang ditunjuk
• Pokja ULP/Pejabat Pengadaan

Referensi: Perka LKPP No.14 Tahun 2012 Bab III A.1

Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP)

Tahapan Persiapan PPK

Setelah menerima RUP, PPK wajib melaksanakan persiapan pengadaan dengan tahapan:

1. Registrasi SPSE

   • PPK yang belum memiliki akses wajib melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kode akses (user id dan password) aplikasi SPSE
   • Verifikasi identitas sesuai SK penunjukan

2. Penyerahan Dokumen RPP

   • Menyiapkan paket pengadaan lengkap
   • Menyusun kerangka acuan kerja detail
   • Menghitung Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
   • Membuat rancangan umum kontrak
   • Menyerahkan seluruh dokumen kepada Pokja ULP

Referensi: Lampiran Perka LKPP No.1 Tahun 2015, Tata Cara E-Tendering, Bagian II angka 1

Pengkajian Ulang RUP (PURUP)

Dapat dilaksanakan melalui rapat koordinasi yang melibatkan:

• PPK sebagai penanggung jawab anggaran
• Pokja ULP/Pejabat Pengadaan
• Tim Teknis terkait bidang

Tujuan PURUP:

• Evaluasi kelayakan paket
• Sinkronisasi kebutuhan
• Optimalisasi anggaran

Referensi: Perka LKPP No.14 Tahun 2012 Bab III Bag. A.2

Upload Dokumen dan Pengumuman

Prosedur Unggah Dokumen

Pokja ULP melaksanakan tahapan berikut dengan durasi minimum 4 hari kerja:

1. Unggah Dokumen Pengadaan

   • Dokumen tender lengkap
   • Dokumen kualifikasi
   • Pengumuman paket
   • Formulir pendaftaran

2. Pembuatan Paket SPSE

   • Input informasi paket detail
   • Penetapan sistem pengadaan
   • Verifikasi data dari PPK
   • Keputusan internal Pokja ULP

3. Administrasi Dokumen

   • Input nomor surat RPP
   • Referensi dokumen PPK
   • Dasar pembuatan paket

Penyusunan Timeline

Pokja ULP menyusun jadwal berdasarkan hari kalender mengacu pada Perpres 54/2010 dengan memperhatikan jam dan hari kerja untuk:

1. Tahap Aanwijzing
2. Deadline Penawaran
3. Pembukaan Dokumen
4. Pembuktian Kualifikasi
5. Pengumuman Hasil
6. Masa Sanggah

Ketentuan Dokumen Elektronik

Penyusunan dokumen dilakukan melalui:

1. Upload dokumen sesuai standar SPSE
2. Penggunaan form isian elektronik

Catatan: Menggunakan standar dokumen e-lelang dengan pascakualifikasi v1.1

Aanwijzing dan Penjelasan

Mekanisme Penjelasan

1. Dilakukan online via SPSE
2. Minimum 3 hari kerja post-pengumuman
3. Pokja ULP memberikan informasi esensial
4. Tanya jawab real-time
5. Dokumentasi dalam BAPP

Ketentuan Tambahan

• Pokja dapat menambah waktu penjelasan
• Peserta tidak dapat bertanya setelah deadline
• Pokja tetap menjawab pertanyaan akhir
• BAPP wajib diunggah ke SPSE

Addendum Dokumen

• Dapat dilakukan berulang
• Minimum 2 hari pre-closing
• Perpanjangan waktu jika substansial

Kualifikasi dan Persyaratan

Mekanisme Data Kualifikasi

1. Penyampaian via form SPSE
2. Upload dokumen pendukung
3. Verifikasi data real-time

Pernyataan Wajib Penyedia

Penyedia menyatakan secara elektronik:

1. Status hukum:

   • Tidak dalam pengawasan pengadilan
   • Tidak pailit
   • Operasional aktif

2. Kepatuhan:

   • Tidak masuk daftar hitam
   • Bebas sanksi pidana
   • Data kualifikasi valid

3. Status kepegawaian:

   • Bukan pegawai K/L/D/I
   • Atau cuti di luar tanggungan

Ketentuan Konsorsium

Untuk penyedia berbentuk konsorsium/kemitraan:

• Pemasukan oleh lead firm
• Dokumentasi kerjasama
• Tanggung jawab renteng

Submission Dokumen Penawaran

Prosedur Penyampaian

1. Melalui fitur SPSE
2. Menggunakan Apendo/Spamkodok
3. Format single file:
   • Administrasi
   • Teknis
   • Harga terenkripsi

Validitas Dokumen

• Ditandatangani elektronik
• Oleh pimpinan/direktur
• Atau kepala cabang resmi
• Dengan dokumen otentik

Ketentuan Upload

1. Dapat mengunggah ulang
2. Sampai batas waktu
3. Mengikuti SOP Apendo
4. Verifikasi checksum

Evaluasi dan Pengumuman

Prosedur Pembukaan

1. Download oleh Pokja ULP
2. Dekripsi dengan Apendo
3. Input harga penawaran
4. Koreksi aritmatik

Penanganan File Bermasalah

Jika file tidak dapat dibuka:

1. Lapor ke LPSE
2. Eskalasi ke LKPP
3. Verifikasi status
4. Keputusan final

Pembuktian Kualifikasi

• Dilakukan offline
• Verifikasi dokumen fisik
• Cross-check SIKaP
• Penetapan status

Negosiasi Khusus

Kondisi Negosiasi

Sesuai Perpres 4/2015 Pasal 109:

• Penawaran <3 peserta
• Negosiasi teknis
• Negosiasi harga/biaya

Mekanisme Sanggah

Ketentuan Sanggahan

1. Peserta yang dapat menyanggah:

   • Sudah memasukkan kualifikasi
   • Dokumen lengkap terbuka

2. Komponen minimum penawaran:

   • Harga penawaran
   • Daftar kuantitas
   • Spesifikasi teknis

3. Prosedur:

   • Satu kali sanggah
   • Via SPSE
   • Jawaban maksimal 3 hari

Penetapan Pemenang

Mekanisme Penetapan

1. Via aplikasi SPSE
2. Post pembahasan internal
3. Persetujuan PA untuk:
   • Paket >100 miliar
   • Multiple winner

Penanganan Ketidaksetujuan

Jika PPK tidak setuju:

1. Eskalasi ke PA/KPA
2. Opsi keputusan:
   • Evaluasi ulang
   • Tender gagal
   • Keputusan final

Penerbitan SPPBJ

Prosedur Penerbitan

1. PPK mencetak via SPSE
2. Tanda tangan maksimal 2 hari
3. Scan dan upload
4. Distribusi ke pemenang

Alternatif Offline

Jika SPSE bermasalah:

1. Terbitkan manual
2. Input data sistem
3. Upload hasil scan
4. Update status

Referensi:

• Teks Lengkap Perka LKPP 1/2015